Eine der häufigsten Störquellen im Umgang mit Prozessen ist die fehlende Dokumentation. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen haben oft entweder keine oder lediglich analoge, veraltete, zu grobe, nicht einheitliche und unübersichtliche Prozessdokumentationen. Diese finden im Alltag oft keine Anwendung. Das gelebte Prozesswissen steckt somit größtenteils in den Köpfen der Mitarbeitenden. So galt dies auch beim Qualitätsnetzwerk VISYOnet. Einer der Kerngeschäftsprozesse des Unternehmens ist die Qualitätskontrolle sowie das Management der gemeinschaftlichen Abrechnung von augenärztlichen Behandlungen mit der Krankenkasse. Die am Qualitätsnetzwerk teilnehmenden Arztpraxen schicken Rechnungen von Patientenbehandlungen an das Unternehmen. Dieses prüft die Rechnungen und damit auch den Behandlungsverlauf auf Plausibilität. Dabei wird z. B. geprüft, ob der korrekte Abstand zwischen Behandlungen eingehalten wurde. Rechnungen, welche durch die Qualitätsprüfung als plausibel gewertet wurden, werden dann zur Auszahlung an die Ärzte, an die kassenärztliche Vereinigung weitergeleitet. VISYOnet setzt für die Verwaltung und Bearbeitung der Rechnungen eine Individualsoftware ein. Bis vor kurzem handelte es sich bei diesem Prozess weitestgehend um einen Papierprozess, da alle Rechnungen per Post eingingen und die Daten von den Mitarbeitenden des Qualitätsnetzwerkes manuell in einer Datenbank erfasst wurden. Seit 2021 werden die Rechnungen von den Praxen jedoch digital übermittelt. Aufgrund dieser radikalen Veränderung des Kerngeschäftsprozesses ist die aktuelle Dokumentation nicht mehr aktuell. Ziel des Umsetzungsprojektes ist es daher, den neuentstandenen und noch instabilen Ist-Prozess effizient und nachhaltig zu dokumentieren, um diesen analysieren zu können. Die durch die Digitalisierung entstandenen Automatisierungs- und Optimierungspotenziale können so identifiziert und bewertet werden. Auf Basis dessen kann wiederum ein optimierter Soll-Prozess modelliert und Änderungen abgeleitet werden, welche an der vom KMU genutzten Individualsoftware vorgenommen werden müssen.