Neues Praxisprojekt: KI macht PDFs ERP-fähig

Manuelle Datenerfassung aus Bestell-PDFs kostet in vielen Unternehmen täglich Zeit. Informationen aus eingehenden Bestellungen müssen oft von Hand in das ERP-System übertragen werden,  ein Prozess, der fehleranfällig ist und stark vom Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender abhängt. Genau hier setzt ein neues Praxisprojekt zur KI-gestützten Auftragserfassung an: Ein lokaler KI-Prototyp liest Bestellungen automatisiert aus PDF-Dokumenten aus, strukturiert die enthaltenen Daten und gleicht sie direkt mit den Stammdaten im ERP-System ab.

Ziel des Projekts ist es, die Auftragserfassung effizienter, zuverlässiger und skalierbarer zu gestalten. Die KI erkennt relevante Informationen wie Artikelnummern, Mengen oder Kundendaten, bereitet sie strukturiert auf und überführt sie in ein Format, das direkt im ERP-System weiterverarbeitet werden kann. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und Prozesse werden deutlich schneller.

Eine besondere Herausforderung in der Praxis sind unterschiedliche Bestellformate. Kundinnen und Kunden verwenden häufig eigene PDF-Vorlagen, unterschiedliche Artikelbezeichnungen oder individuelle Schreibweisen. Genau hier zeigt die KI ihre Stärke: Sie kann auch unstrukturierte Informationen interpretieren und mit vorhandenen ERP-Daten abgleichen.

Zusätzlich nutzt das System historische Auftragsdaten, um Artikel intelligent zuzuordnen. Frühere Bestellungen helfen der KI dabei zu erkennen, welche Produkte gemeint sind – selbst wenn Kundinnen und Kunden unterschiedliche Bezeichnungen verwenden. Dadurch wird Wissen, das bisher häufig nur bei erfahrenen Mitarbeitenden vorhanden war, systematisch erfasst und langfristig im Unternehmen gesichert.

Neben Effizienz und Datenqualität spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Der entwickelte Prototyp arbeitet lokal und offline, sodass sensible Unternehmens- und Kundendaten das eigene System nicht verlassen müssen. Gerade für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist dies ein entscheidender Vorteil.

Das Praxisprojekt zeigt, wie sich ein gewachsener, manueller Ablauf durch den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Auftragserfassung zu einem stabilen digitalen Standardprozess weiterentwickeln lässt.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger manueller Aufwand bei der Datenerfassung

• Höhere Datenqualität und weniger Übertragungsfehler

• Skalierbare Prozesse bei steigenden Auftragsvolumen

• Datenschutzkonformer Betrieb durch lokale KI-Lösung

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