• Digitale Signatur

    Ressourcenschonendes Unterschreiben, ganz einfach digital!

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Einführung

Eine digitale Signatur ist eine kryptografische Technik, die dazu dient, die Integrität, Authentizität und Herkunft eines digitalen Dokuments oder einer Nachricht zu überprüfen. Sie ist eine spezifische Art der elektronischen Signatur und geeignet, handschriftliche Unterschriften auf Papier-Dokumenten zu ersetzen und damit Unterzeichnungsprozesse zu optimieren.

Zum aktuellen Stand

Spätestens seit der EU-Verordnung eIDAS können digitale Signaturen rechtssicher für bestimmte Anwendungsgebiete eingesetzt werden und den Aufwand von manuellen analogen Unterzeichnungsprozessen deutlich reduzieren. Während elektronische Signaturen schon in Freigabe- oder Genehmigungsprozessen in betrieblichen Softwaresystemen integriert sind (z.B. Urlaubsgenehmigung in einer HR-Software oder Bestellfreigabe im ERP-System), kommt für digitale Signaturen Verschlüsselungstechnologie von speziellen Lösungsanbietern, Vertrauensdiensten bzw. Zertifikatsstellen zum Einsatz.

Die Technologie ist ausgreift und weit verbreitet bereits im Einsatz. Hemmschwelle für KMU sind meist die Ungewissheit, welcher Standard von digitalen Signaturen bei welchen Dokumententypen eingesetzt werden muss und welche Lösungen es für den jeweiligen Anwendungsfall gibt.

Laut einer Umfrage aus dem „Skribble E-Signing-Report 2023“ sagen allein 78% der Befragten, dass eine Einführung der digitalen Signatur die digitale Transformation des jeweiligen Unternehmens vorangetrieben hat. 54% der befragten Personen hält es für sehr wahrscheinlich, dass die digitale weltweit die handschriftliche Signatur einmal ablösen wird.

Außerdem bestätigen 65% der befragten Entscheidungsträger, dass mit digitalen Signaturen Kosten gespart werden können.

Technologieverbreitung

Prototypen und Demonstratoren vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Technologiebeschreibung

Bei elektronischen Signaturen werden drei Arten unterschieden:

  1. Einfache elektronische Signatur (EES)
  2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Bei der fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur kann von einer digitalen Signatur gesprochen werden, da die Signatur dem Unterzeichner zugeordnet und er damit eindeutig identifiziert werden kann. Außerdem ist eine FES oder QES mit den unterzeichneten Daten derart verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Bei der QES kommt hinzu, dass sie von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.

Eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit ist sichere Signaturerstellungseinheit wie eine Hard- oder Software, in der private Schlüssel, welche zur Erstellung von Signaturen erforderlich sind, aufbewahrt und angewandt werden können. (Quelle: BSI)

Einsatzmöglichkeiten

Je nach Formvorschrift (Text- bzw. Schriftform) und Haftungsrisiko können EES, FES bzw. QES für die meisten Dokumente eingesetzt werden.

Die digitale Signatur ist nur bei einigen Dokumenten per Gesetz ausgeschlossen. Für die meisten Verträge ohne Formvorschrift sind EES bzw. FES geeignet.

in Anlehnung an: „E-Signing-Report 2023“, skribble.com

Anwendung der Technologie

Im folgenden werden Anwendungsbeispiele für unterschiedliche Dokumententypen aufgezeigt.

in Anlehnung an: „E-Signing-Report 2023“, skribble.com

Chancen für KMU

Zeitersparnis

Flexibilität

Einsparung von Ressourcen und Kosten

Modernes Image

Schrittweise Einführung der Technologie

  • Schritt 1: Ist-Situation

    Zunächst müssen die Prozesse identifieziert werden, welche sich für den Einsatz einer digitalen Signatur eignen. Die Einführung der Technologie ist insbesondere dort sinnvoll, wo es eine hohe Fallzahl an entsprechenden Dokumenten gibt. Je mehr Dokumente des gleichen Typs bisher mühsam analog unterschrieben werden mussten, desto größer der Einsparpotenzial der digitalen Signatur.

  • Schritt 2: Einbeziehung der Partner

    Sind externe (Vertrags-)Partner involviert? Falls ja, wieviele? Für diese Partner könnten dann auch schon einfache oder fortgeschrittene Signaturen eingesetzt werden um diese beispielsweise mittels ihrer E-Mail-Adresse zu verifizieren.

  • Schritt 3: Unterteilung der identifizierten Prozesse in EES, FED, QES

    Weiterhin muss identifiziert werden, welche Art der Signatur sich am besten für welchen Dokumenttyp eignet. Reicht die einfache elektronische Signatur, oder verwendet man besser die fortgeschrittene? Eine Unterteilung in die drei Kategorien eignet sich an dieser Stelle am besten um einen guten Überblick über Ihre zu digitalisierenden Prozesse zu erhalten.

  • Schritt 4: Toolidentifikation

    Im nächsten Schritt müssen die Tools identifiziert werden, mit welchen Sie die digitale Signatur in Ihr Unternehmen integrieren möchten. Dabei ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens wie beispielsweise die Integration mit bereits vorhandenen Systemen oder auch Benutzerfreundlichkeit vorab zu prüfen. Mögliche Tools wären beispielsweise AdobeSign, DocuSign, HelloSign oder auch Echoworx.

  • Schritt 5: Schrittweiser Roll-Out

    Nach den ersten vier Schritten sollte eine Mitarbeiterschulung erfolgen, welche die Integration und Handhabung des neuen Systems vereinfacht. Danach kann man in die Testphase übergehen und durch Feedback erfahren, wie die Mitarbeiter mit der Änderung zurechtkommen und was noch verbessert werden könnte. Hierbei ist es wichtig, kontinuierlich Feedback einzufordern.

Sie brauchen Unterstützung bei der Einführung einer digitalen Signatur in Ihrem Unternehmen? Kontaktieren Sie uns!

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