Technologieradar - Hybrides Arbeiten - Mittelstand Digitalzentrum Saarbrücken

Hybrides Arbeiten
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Einführung

Hybrides Arbeiten definiert das Kontinuum der betrieblichen Zusammenarbeit von Präsenzarbeit zu Remote Arbeit (mobiles Arbeiten oder Home Office), auch übergreifend in Teams.

Was ist hybrides Arbeiten?

Präsenzarbeit

Präsenzarbeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an einem betrieblichen Arbeitsplatz tätig ist. Präsenz wird definiert als das Abstraktum, sich in einer festen betrieblichen Umgebung aufzuhalten.

Mobiles Arbeiten

Mobile Arbeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer neben seinem betrieblichen Arbeitsplatz auch an anderen, nicht vorgeschriebenen Orten arbeiten darf.

Home Office

Home Office liegt vor, wenn der Arbeitnehmer neben oder anstelle seines betrieblichen Arbeitsplatzes auch an einem anderen festen Arbeitsplatz (beispielsweise das eigene Zuhause) außerhalb des Betriebes arbeiten darf.

Zum aktuellen Stand

Dass zukunftsfähige Arbeitsmodelle nicht mehr aus reiner Präsenzarbeit bestehen, zeigte unter anderem die Coronakrise. Viele Unternehmen waren gezwungen, Mitarbeitern Möglichkeiten des Homeworkings zu schaffen und den Zugang zu Büros einzuschränken. Einer Umfrage des Münchener Ifo-Institut zufolge wollen knapp 73% der 800 befragten Personalleiter die Arbeit im Homeoffice sowie das hybride Arbeiten auch nach der Krise weiterführen. Die hohe Relevanz dieses Themas ergibt sich vor allem aus den Möglichkeiten, die der technische Fortschritt derzeit bietet. So arbeiten viele Firmen ohnehin mit Cloud-Systemen, die den Beschäftigten den ortsunabhängigen Zugriff auf Datenbanken erlauben.

Umsetzungsmöglichkeiten

Synchrone Kommunikation	Asynchrone Kommunikation
– Digitale Whiteboards – Instant-Messaging-Systeme	– Digitale schwarze Bretter – Kommunikationsleitfäden – koordinierende und kollaborative Projekt- und Taskmanagementtools – Wiki (Wissensmanagement) – Blogs – Intranet

Technologieverbreitung

Prototypen und Demonstratoren vorhanden

Branchenübergreifender Einsatz

KMU geeignet?

Anhand digitaler Whiteboards können Konzepte, Ideen und Gedanken visualisiert werden. Instant-Messaging-Systeme dienen zum direkten Austausch von Mitarbeitern und machen es möglich, schnell relevante Informationen auszutauschen. Mithilfe des digitalen, schwarzen Bretts können Informationen und News verteilt werden, die für das gesamte Unternehmen relevant sind. Besonders ein Intranet eignet sich hierfür, da zentrale Dateien für jeden verfügbar gemacht werden können. Projektmanagement-Tools sind eine der wichtigsten Komponenten der hybriden Arbeit, um die Zusammenarbeit der Teams zu koordinieren und effizient zu gestalten. Auch anhand von Blogs kann der Informationsfluss im Unternehmen verbessert werden. Wikis sorgen für die Vermeidung von Wissenslücken und sorgen für effizientes Wissensmanagement, vor allem bei asynchroner Kommunikation.

Herausforderungen und Lösungen

Fehlende soziale Interaktion

Erreichbarkeit der Mitarbeiter

Motivations- und Kontrollverlust

Überstunden/ Minderleistung

Meet ups zum informellen Austausch: Daily Standup mit Kaffee
Wöchentliche Teammeetings, um alle auf einen Stand zu bringen
Regelmäßige One to ones zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
Im Team Chat an- und abmelden und Status pflegen
Arbeitsfortschritte sichtbar machen: Transparenz
In Webcalls Kamera nutzen: Gestik und Mimik

Chancen für KMU

Produktivitätssteigerung

Attraktivitätssteigerung des Arbeitsplatzes und zufriedenere Mitarbeiter

Einfacheres und breiteres Talentsourcing

Nachhaltigkeit und Kostenreduktion

Schritte zum digitalen Arbeiten

Schritt 1: Status Quo erfassen und hybrides Arbeiten möglich machen
1. Infrastruktur prüfen: Hat jeder Mitarbeiter die notwendige Hard- und Software?
2. Barrieren und Risiken der Remote Arbeit identifizieren: Wo müssen Steine aus dem Weg geräumt werden?
3. Prozesse und beteiligte Abteilungen erfassen
4. IT-Systeme und Querschnittsfunktionen identifizieren
5. Rechtliche Rahmenbedingungen beachten: Datenschutz, Datensicherheit, Arbeitsschutz, IT-Sicherheit gewährleisten
Schritt 2: Hybrides Arbeiten fördern
1. Ergonomie und sozialen Austausch fördern: Tipps geben, feste Termine einrichten, Veranstaltungen anbieten
2. Wissensmanagement betreiben: Strukturierte Datenablage einrichten, Wissen dokumentieren, teilen und Mitarbeiter schulen
3. Digitales Projektmanagement: Geeignetes Tool wählen
4. Digitale Ausrichtung des Unternehmens: Marketing und eCommerce, digitale Geschäftsmodelle & KI
Hybrides Arbeiten und Digitalisierung muss vom Unternehmen gelebt werden

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