• OCR

    Die Transformation von Analog zu Digital!

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Einführung

OCR bzw. Optical Character Recognition (deutsch optische Zeichenerkennung) beschreibt eine Technologie, die aus Raster- / Bilddateien wie PDFs, JPGs etc. Textdateien erstellen kann. Durch die Umwandlung ist es möglich die gewonnenen Daten zur Weiterverarbeitung oder zur Automatisierung von Prozessen, wie der Rechnungsverarbeitung, zu nutzen.

OCR Selbst-Check

Zum aktuellen Stand

OCR stellt eine Basistechnologie für viele Programme dar, die sich mit der Verarbeitung von Dokumenten beschäftigen. Diese Technologie erlaubt es Schriftstücke, die in Papierform vorhanden sind zu digitalisieren und aufzubereiten. Dadurch entfällt die analoge Übertragung durch abtippen von relevanten Dokumenten. Papierstücke die ausschließlich aus Maschinenschrift bestehen, können bereits mit einer sehr hohen Zuverlässigkeit vollständig digitalisiert werden. OCR wird unter anderen, als Grundlage für Dokumentenmanagementsysteme genutzt, um eine Weiterverarbeitung und Automatisierung von Papierschriftstücken, wie zum Beispiel Rechnungen oder Lieferscheine, zu ermöglichen.

Technologieverbreitung

Prototypen und Demonstratoren vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Wie funktioniert OCR?

Die OCR-Technologie zeichnet sich vor allem durch die Mustererkennung aus. So unterteilt sie die Bilddatei in verschiedene Kategorien. Hier werden Abbildungen, Tabellen und Textblöcke unterschieden. Wenn das Programm einen Textblock identifiziert hat, werden im nächsten Schritt die einzelnen Buchstaben analysiert. Für den Computer sind diese Buchstaben lediglich Gruppierungen von Pixeln, mit denen er noch nicht arbeiten kann. Das Programm erkennt diese Gruppierungen (OCR) und gleicht sie mit einer vorhanden Datenbanken ab und wandelt diese in Zeichen um. Um die Erkennung von handschriftlichen Texten zu verbessern, werden die Gruppierungen im nächsten Schritt auch auf Zeichenebene (ICR) und auf Wortebene (IWR) aus einer weiteren Datenbank abgeglichen.

Intelligent Character Recognition (ICR) beschreibt die Fehlerkorrektur auf Zeichenebene. So wird überprüft, ob das erkannte Zeichen im Kontext des Wortes Sinn ergibt. Beispiele hierfür wären die leicht zu verwechselnen Zeichen “O” und “0” (Null) oder “B” und “8”. Die Zahl 0 könnte beim Wort “Oder” erkannt und durch ICR durch den richtigen Buchstaben “O” ersetzt werden.

Intelligent Word Recognition (IWR) beschreibt die Fehlerkorrektur auf Wörterebene. Vor allem bei handschriftlich verfassten Fließtexten, kann es dazu kommen, dass die einzelnen Zeichen von der OCR-Technologie nicht erkannt werden können. So vergleicht IWR globale Charakteristiken des Wortes mit einer Wörterdatenbank, um die korrekte Erkennungsrate zu erhöhen.

Chancen für KMU

Umwandlung von analogen Medien zu digitalen

Erster Schritt zur Automatisierung von Prozessen

Vereinfachte Dokumentenverwaltung

Vermeidung von Übertragungsfehlern

Schrittweise Einführung der OCR-Technologie

  • Schritt 1: Technische Infrastruktur

    Die OCR-Technologie kann aus einem Papierstück eine digitale Textdatei erstellen. Zuvor muss aber eine Raster- bzw. Bilddatei aus dem Dokument erstellt werden. Dies geschieht mittels eines Scanners. Scanner können als alleinstehende Geräte erworben werden, oft sind moderne Drucker aber bereits mit einem Scanner ausgestattet. Dazu benötigt man einen Computer und ein Speichermedium auf dem die Datei gespeichert werden kann. Das kann entweder die Festplatte des Computers oder auch ein online Cloud-Speicher sein.

  • Schritt 2: Papierdokumente sortieren

    Um eine effiziente Verarbeitung zu ermöglichen, müssen die zu digitalisierenden Schriftstücken sinnvoll sortiert werden. Hier sollte Wert auf den danach folgenden Arbeitsschritt gelegt werden, um die weitere Arbeit einfacher zu gestalten.

  • Schritt 3 : Dokumente scannen

    In diesem Schritt wird mittels des Scanners das Dokument eingescannt und eine Raster-/Bilddatei erstellt, die lokal auf dem Rechner gespeichert wird.

  • Schritt 4: Softwareunterstützte Umwandlung der Dateien

    Ist die Bilddatei erzeugt, kann die Datei umgewandelt werden. Dazu wird eines von vielen OCR-Tools benötigt, die mit wenigen Klicks aus der Raster-Datei eine Textdatei in bekannten Formaten wie .docx oder .txt erstellt und somit von bekannten Schreibprogrammen bearbeitet werden kann.

Sie brauchen Unterstützung bei der Einführung einer OCR-Technologie in Ihrem Unternehmen? Kontaktieren Sie uns!

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