Change-Management

Wir befinden uns heutzutage in einem permanenten Veränderungsprozess. Beispiele hierfür sind der demographische Wandel, Herausforderungen durch Digitalisierung und Künstliche Intelligenz und sich ändernde Anforderungen von Kundinnen und Kunden.
Veränderungen werden durch externe oder interne Faktoren angestoßen. So kann die Entscheidung, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, zum Beispiel im Unternehmen getroffen werden, da man sich als Arbeitgeber attraktiver positionieren möchte. Es ist jedoch auch möglich, dass eine solche Entscheidung aufgrund des externen Faktors einer Pandemie notwendig wird.
Im Zusammenhang mit Veränderungen fällt oft der Begriff Changemanagement. Doch was versteht man unter diesem Begriff und wieso ist die Begleitung von Veränderungsprojekten durch Maßnahmen des Changemanagements sinnvoll und notwendig?

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Erfolg im Veränderungsprojekt

Ob Veränderungsprojekte erfolgreich sind, hängt maßgeblich von den Menschen im Unternehmen ab. Wenn Mitarbeitende sich nicht an den Projekten beteiligen oder Widerstand gegen diese leisten, führt dies schnell dazu, dass Projekte scheitern. Auch die teuerste Software ist für das Unternehmen wertlos, wenn Mitarbeitende die Einführung und die Nutzung dieser boykottieren.
Deshalb ist es sinnvoll und notwendig, in einem Veränderungsprojekt von Anfang an Changemanagement und Projektmanagement zu planen und das Projekt mit entsprechenden Maßnahmen zu flankieren. Dabei hat das Projektmanagement die Sachziele und das Changemanagement die Menschen, die von der Veränderung betroffen sind, im Blick.
Doch wie schafft man es, Mitarbeitende für das Veränderungsprojekt zu gewinnen?
Entscheidend sind hier insbesondere Möglichkeiten zur Beteiligung der Mitarbeitenden, die Art und Weise der Kommunikation und Maßnahmen im Kontext von Schulungen. Diese 3 Parameter werden im Nachfolgenden erklärt.

Beteiligung der Mitarbeitenden

Maßnahmen zur Beteiligung von Mitarbeitenden sind aus verschiedenen Gründen sinnvoll und notwendig.
Mitarbeitende, die sich an den Veränderungsprojekten beteiligen können, erleben die Projekte als gemeinsame Projekte und nicht als Veränderungen, die „von oben“ angeordnet werden. Sie zeigen ein höheres Engagement und eine größere Motivation. Insbesondere dann, wenn ihre Ideen gehört und umgesetzt werden.
Dabei sind die Ideen und Rückmeldungen der Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung für die Veränderungsprojekte: Mitarbeitenden besitzen sehr wichtige Expertise (beispielsweise wertvolles Praxiswissen und wertvolle Kenntnisse der Arbeitsabläufe). Das Nutzen dieser Expertise stellt eine große Chance für den Erfolg der Projekte dar, um realistische und praktikable Lösungen zu entwickeln, die in der Folge auch gerne von den Mitarbeitenden genutzt werden. Darüber hinaus helfen Formate der Beteiligung dabei, mögliche Bedenken, Ängste oder Probleme bereits zu einem frühen Zeitpunkt zu identifizieren und bieten die Chance, frühestmöglich adäquat zu reagieren.

Kommunikation

Die richtige Art und Weise der Kommunikation trägt entscheidend zu dem Erfolg von Veränderungsprojekten bei.
Befürchtungen der Mitarbeitenden (z.B. Angst vor Arbeitsplatzverlust, Angst vor Überforderung) können mittels richtiger Kommunikation adäquat adressiert und somit Missverständnisse vermieden und das Entstehen von Gerüchten verhindert werden.
Kommunikation beinhaltet idealerweise zentrale Informationen zu der Notwendigkeit der Veränderung und den konkreten Mehrwert für das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeitenden. Dies trägt zu einem Verständnis bei den Mitarbeitenden bei und konkrete Mehrwerte für die zukünftige, tägliche Arbeit machen Lust auf das Neue und fördern damit auch die Motivation der Mitarbeitenden.
Dabei ist es entscheidend, dass die Kommunikation in Veränderungsprojekten nicht einseitig (von den Verantwortlichen in Richtung der Mitarbeitenden) erfolgt und dass sie somit auch den Dialog mit Mitarbeitenden und deren Feedback ermöglicht.

Schulungen

Schulungen erweitern nicht nur die Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Sie geben ihnen in Veränderungsprojekten auch Sicherheit: Sofern Mitarbeitende entsprechend geschult wurden und sie bereits vor der Einführung einer neuen Anwendung die Möglichkeit hatten, diese (unter Anleitung) zu testen, sehen sie dem Tag der Einführung und der Abschaltung der bisherigen Anwendung in der Regel gelassener entgegen.
Schulungen sollten dabei möglichst praxisnah gestaltet sein und konkrete Praxisbeispiele aus dem Alltag der Teilnehmenden beinhalten. Bei der Umsetzung bietet es sich an, auf digitale Lernformate zurückzugreifen. Da diese zeitlich und örtlich flexibel durchgeführt werden können, lassen sie sich gut in den jeweiligen Arbeitsalltag integrieren. Je nach Projektgröße ist auch der Aufbau einer unternehmensinternen Lern- und Wissensplattform sinnvoll. Eine solche Plattform fördert insbesondere den Wissenstransfer und wirkt sich zudem positiv auf die Zusammenarbeit im Unternehmen aus.

Das Mittelstand-Digital Netzwerk bietet mit den Mittelstand-Digital Zentren und der Initiative IT-Sicherheit in der Wirtschaft umfassende Unterstützung bei der Digitalisierung. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren von konkreten Praxisbeispielen und passgenauen, anbieterneutralen Angeboten zur Qualifikation und IT-Sicherheit. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenfreie Nutzung der Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.

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